Verplichting belastingdienst bewaren administratie

Je zakelijke administratie is de basis voor zowel je btw- als je inkomstenbelastingaangifte. De belastingdienst eist van je dat deze aangiftes helemaal overeenkomen met de gegevens in al jouw papierwerk. Wat moet je precies bewaren? Eigenlijk alle belangrijke documenten in je bedrijfsvoering. Naast je facturen en bonnetjes gaat het dan over je debiteuren- en crediteurenadministratie, je in- en verkoopadministratie, je grootboek en voorraadadministratie. Neem daarbij de volgende regels in acht:

 

Of je stukken nu digitaal zijn of van papier, de bewaartermijn is hetzelfde. Officieel  moeten gegevens bewaard worden in de vorm waarin je ze hebt ontvangen. Wat je digitaal ontvangen hebt, moet je dus digitaal bewaren en wat je op papier ontvangen hebt, moet je op papier bewaren. Dus die aankoopbon van de nieuwe computer bewaar je als pdf. De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden, zodat je bij controle de gegevens makkelijk kunt aanleveren bij de belastinginspecteur. Aangezien bonnetjes en facturen kunnen vervagen is het sowieso slim om ze in te scannen en ze als digitale kopieën te bewaren.

 

Wil je liever alles digitaal bewaren? Daar kun je afspraken over maken met de belastingdienst. Je kunt bijvoorbeeld onder bepaalde voorwaarden bestanden en andere gegevens in een andere vorm bewaren. Dit wordt conversie genoemd. Deze afspraken worden schriftelijk vastgelegd. Voor de conversie heeft de belastingdienst een aantal voorwaarden gesteld. Zo moet je dan echt alle gegevens overzetten. Ze moeten inhoudelijk kloppend zijn en dus zeven jaar beschikbaar zijn voor de belastinginspecteur. Ook moet je de geconverteerde gegevens binnen afzienbare voor hem of haar kunnen reproduceren en leesbaar kunnen maken. Twijfel je over conversie van je administratie, neem dan contact op met de belastingdienst.

 

Zorg ervoor dat je op een externe harde schijf of ergens in de cloud een reservebestand hebt van je boekhouding. Stel dat er brand uitbreekt dan verlies je al je mappen met facturen en bonnetjes en computers met excelbestanden en pdf’s. En dat zou een ramp kunnen zijn. Brand of diefstal gelden namelijk niet als excuus om onder de bewaarplicht uit te komen. Je zult altijd je administratie van de afgelopen zeven jaar moeten kunnen overleggen. Overigens is wanneer je alles digitaal opslaat op een externe harde schijf het ook heel makkelijk om daar een kopie van te maken.

 

De bewaartermijn begint te lopen na afloop van het boekjaar. Een factuur van juni 2015 mag je dus pas in 2023 weggooien.

 

Sommige zaken moet je zelfs nog langer bewaren. Heb je bijvoorbeeld een bedrijfspand in eigendom, dan moet je alle belangrijke administratie daaromheen tien jaar bewaren.

 

Voldoe je niet aan de bewaarplicht? Dan kan dat heel vervelend uitpakken. Niet alleen riskeer je een boete, het kan ook nog eens uitlopen op een strafrechtelijke vervolging. Reden genoeg om je gewoon maar aan de regels te houden dus.

 

Wat nou als je je hele administratie hebt uitbesteed? Wat moet je dan precies bewaren? Dan vallen alle documenten, programma’s en andere gegevensdragers van je boekhouder, boekhoudprogramma of loonservicebureau onder de bewaarplicht.

 

Belangrijk om in je achterhoofd te houden is dat je bewaartermijn wordt verlengd als je uitstel hebt gekregen voor het doen van de aangifte. Houd er dus rekening mee dat je bewaarplicht langer kan zijn dan zeven jaar, wanneer je uitstel aanvraagt.